Meldepflicht für internationale Entsendungen

Meldepflicht für internationale Entsendungen

Kommen Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nach?

Am 1. März 2020 tritt die Meldepflicht für internationale Entsendungen in Kraft. Diese Meldepflicht hat Konsequenzen sowohl für ausländische als auch für niederländische Unternehmen. Für den niederländischen Staat wird es einfacher zu überprüfen, ob Sie die Vorschriften für die Einstellung internationaler Arbeitskräfte korrekt anwenden. Prüfen Sie schon jetzt, ob Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen.

Die Meldepflicht nach dem niederländischen Gesetz über die Arbeitsbedingungen von entsandten Arbeitnehmern in der EU (WagwEU) gilt für:

Ausländische Unternehmen

  • Haben Sie ausländische Mitarbeiter, die im Rahmen eines Auftrags für Sie in den Niederlanden arbeiten?
  • Leihen Sie einem niederländischen Auftraggeber Personal aus, das im Ausland lebt?
  • Entsenden Sie Personal an eine niederländische Mutter-, Schwester- oder Tochtergesellschaft?
  • Sind Sie ein im Ausland niedergelassener Selbstständiger, der Aufträge in den Niederlanden ausführt?

Niederländische Unternehmen

  • Haben Sie einen ausländischen Subunternehmer, der mit ausländischem Personal in den Niederlanden arbeitet?
  • Stellen Sie Personal einer ausländischen Zeitarbeitsfirma ein?
  • Arbeiten Mitarbeiter einer ausländischen Mutter-, Schwester- oder Tochtergesellschaft für Sie?
  • Stellen Sie im Ausland niedergelassene Selbstständige ein, die für Sie in den Niederlanden arbeiten?

In all diesen Fällen müssen Sie Maßnahmen ergreifen. Sie müssen sich als ‘Lieferant’ von Personal melden oder als Auftraggeber / Entleiher von Personal die Meldung überprüfen und bearbeiten. Wie funktioniert das? Das Verfahren besteht aus zwei Schritten.

Schritt 1: Die Meldung der internationalen Entsendung

Ab dem 1. März 2020 müssen alle Arbeitnehmer (und einige Selbstständige), die im Ausland  leben und arbeiten, aber vorübergehend in den Niederlanden tätig sind, vor dem ersten Arbeitstag gemeldet werden. Das gilt auch, wenn die Entsendung in den Niederlanden nicht steuerpflichtig ist. Und häufig gilt es auch für kurze Einsätze.

Bei der Online-Meldung müssen Sie eine Menge Daten angeben, unter anderem folgende:

  • Wer der Ansprechpartner für die Behörden ist.
  • An welcher Anschrift der Mitarbeiter arbeitet.
  • Wie lange die Tätigkeit voraussichtlich dauern wird.
  • Wer für die Gehaltszahlung verantwortlich ist.
  • Ob Sie über eine sogenannte A1-Bescheinigung (Bescheinigung, aus der hervorgeht, in welchem Land Ihr Mitarbeiter sozialversichert ist) verfügen.

Auch wenn sich etwas ändert (z. B. es wird ein zusätzlicher Arbeitnehmer für das Projekt entsandt), muss dies gemeldet werden. Eine unterlassene oder fehlerhafte Meldung kann zur Verhängung eines Bußgelds von € 12.000 € pro Arbeitnehmer führen!

Schritt 2: Die Kontrollpflicht für den Auftraggeber

Sind Sie Auftraggeber eines Unternehmens, das mit ausländischen Mitarbeitern für Sie arbeitet? Oder entleihen Sie Personal von einer ausländischen Zeitarbeitsfirma? Dann sind Sie verpflichtet zu prüfen, ob diese Firma auch alles gemeldet hat und ob die Meldung korrekt ist. Die Meldung wird digital erstellt und automatisch an Sie als Auftraggeber gesendet. Als Auftraggeber müssen Sie diese Meldung entweder genehmigen oder ablehnen. Wenn der Auftraggeber die Meldung ablehnt, muss der Antrag angepasst werden. Ein Auftraggeber, der die Meldung nicht überprüft, riskiert sehr hohe Bußgelder.

Keine rechtzeitige Meldung = kein Arbeitsbeginn

Eine rechtzeitige Meldung ist wichtig, denn nach dem 1. März darf ein Mitarbeiter nicht mehr mit seiner Arbeit beginnen, bevor das Meldeverfahren abgeschlossen ist. Arbeiten, die bereits am 1. März begonnen waren, darf er noch fortsetzen. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auftraggeber Zeit braucht, um Ihre Meldung zu überprüfen, und dass Sie eventuell einige Anpassungen vornehmen müssen. Fangen Sie also rechtzeitig an. Natürlich wollen Sie nicht, dass mit der Ausführung Ihres Auftrags erst später begonnen werden kann, weil die Meldung noch nicht abgeschlossen ist. Ab 1. Februar 2020 wird es möglich sein, Meldungen einzugeben.

Prüfen Sie, ob Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen

Ihre Meldungen stehen den niederländischen Finanzbehörden und der Aufsichtsstelle für die Sozialversicherungen zur Verfügung. Beide werden die Datenbank aktiv für Kontrollen nutzen. Es ist daher sehr wichtig, dass Sie Ihre Aktivitäten (oder die Aktivitäten des von Ihnen beauftragten Unternehmens) überprüfen:

  • In welchem Land müssen Sie Steuern zahlen?
  • Zahlen Sie all Ihren Arbeitnehmern den Mindestlohn?
  • Halten Sie sich an das Arbeitszeitgesetz?
  • Haben Sie eine A1-Bescheinigung für all Ihre Arbeitnehmer, aus der hervorgeht, wo die Mitarbeiter sozialversichert sind?
  • Falls Sie mit Zeitarbeitskräften arbeiten: Ist das Zeitarbeitsunternehmen WAADI-registriert?
  • Erfüllt Ihre Buchhaltung die in den Niederlanden geltenden Anforderungen?

Eine Kopie der Meldung muss am Arbeitsplatz vorhanden sein, ebenso wie der Arbeitsvertrag, ein Nachweis über die geleisteten Arbeitsstunden, die Lohnabrechnung, der Nachweis über die Lohnzahlung und die A1-Bescheinigung.

So vermeiden Sie Bußgelder

Vermeiden Sie ein sehr hohes Bußgeld, indem Sie sich so schnell wie möglich bei Ihrem acconavm Berater erkundigen, ob Sie alle Ihre Verpflichtungen erfüllen. Und geben Sie Ihre Meldung rechtzeitig ab. Falls Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an w.international@acconavm.nl. Wir beraten Sie gerne.

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